Den vanligste fallgruven når det kommer til årsoppgjøret, handler om manglende forståelse av noe ganske enkelt. Nemlig at årsoppgjøret bør jobbes med hele året – ikke bare opptil fristene.- Når det kommer til stykket opplever nok mange at regnskapsspråket kan være krøkkete. Akkurat som reglene og teknikkene. Det sier Anita Mellem som er daglig leder i Escalon Services. Som autorisert regnskapsfører gjennom flere tiår har hun relativt overlegen innsikt i de aller vanligste årsoppgjørs- og regnskapstabbene du kan gjøre. Samtidig forstår hun hvorfor mange startups og småselskaper tenker at økonomistyringen er noe de kan spare penger på ved å sørge for selv.
- Det er en utfordring for de aller fleste startups at de har lite penger samtidig som de ønsker å bruke tiden sin på å bygge selskapet. Paradoksalt nok er det akkurat da de trenger en regnskapsfører eller økonomisjef mest. Det er nok en skvis de fleste oppstartsselskaper opplever. At de trenger mer hjelp enn de faktisk får.
Nytt år, nye muligheter. Nye markeder skal erobres, nye kunder hankes inn. Men et nytt år betyr også at de første tankene om årsoppgjøret allerede har gjort seg gjeldende. For mange startups og småselskaper byr den årlige regnskapsbyrden med alt den innebærer av tidsfrister og forpliktelser på hodebry. Uansett om du er en daglig leder med teft for økonomistyring eller om du er mest opptatt av å jobbe for det selskapet ditt driver med, er én ting sikkert: Årsoppgjøret må tas hånd om. - Typisk kommer kunder til oss hvis de får et varsel om bokettersyn! - Oi, da er det vel litt sent?- Vel, ikke nødvendigvis. Men da handler det ofte om begrepsbruk og om hva slags dokumentasjon som egentlig etterspørres fra skattemyndighetenes side. Regnskapsspråket kan være vanskelig å forstå, spesielt for en daglig leder som ikke har økonomifaglig bakgrunn. Og det har de færreste daglige ledere, altså.
- Er det ikke ofte et spørsmål om å sette av nødvendig tid?- For mange blir det å sørge for årsoppgjøret et nødvendig onde. De må samle opp, og sliter gjerne med å finne dokumentasjonen de trenger. Resultatet er to ting. For det første at de bruker tid de ellers kunne brukt på å skaffe inntekter. For det andre kan de gå glipp av muligheter for fradrags- og skattereduksjon fordi regnskapet ikke er riktig ført.- Er det vanlig at daglige ledere blir stresset når det er på tide å ta hånd om årsoppgjøret?- Ja. Nå er det forskjell på daglige ledere. Noen er veldig ivrige og begynner tidlig. Andre kommer sent i gang. - Fristen for ligningsregnskapet er 31. mai, og vi ser at mange kommer til oss i dagene opptil fristen. Det er litt sent.
- Det er ikke noe man fikser de siste kveldene før fristen utløper?- Nei, det er en veldig dårlig idé. Det er en del med småbedrifter eller startups som tenker at «her kommer jeg med mitt lille firma, det kan sikkert fikses i løpet av noen timer». Men vi har jo mange regnskaper vi skal hjelpe til med. Det er rett og slett mange som trenger hjelp til årsoppgjøret.- Men det er vel en del som gjør det selv?- Det er mange som begynner selv, sier Anita Mellem og smiler. – Det er mange som bruker regnskapsprogrammer, som gjerne lover at programmet fikser alt lett som bare det. At det bare er å plotte inn tall og vips, så har du et årsregnskap. Så enkelt er det ikke. Vi opplever at mange prøver selv, og at de finner ut at det er for vanskelig for dem. Å gjøre det veldig billig, kan med andre ord bli dyrt. Det hender vi må føre opp hele regnskapet én gang til.- Fordi det er blitt gjort feil?- Ja – eller fordi de har brukt et enkelt regnskapsprogram som ikke tar høyde for fortolkninger av de ulike bilagene og fakturaene. For eksempel om en utgift eller inntekt skal føres inn i regnskapet for 2021, eller om den kan flyttes til neste års regnskap. Det kan ha mye å si for årsoppgjøret.
Årsoppgjøret handler om mer enn én ting. På den ene siden er det det regnskapsmessige, som handler om årsregnskap, årsberetning og om en eventuell revisjonsberetning. På den andre siden er det skattemelding, næringsoppgave og annen dokumentasjon skattemyndighetene har krav på. Har du styr på alle bilag gjennom året, er det kanskje ikke så avskrekkende. Men om du er litt på bakkant med bokføringen, og ikke helt husker hvordan seminaret som ble avholdt i Spania gikk av stabelen eller hvor kvitteringen på innkjøpet av arbeidsstasjoner til de nye ansatte ligger, da er det ikke rart kaldsvetten kommer krypende. - Det virker som den største fallgruven kan oppsummeres med to ord: Manglende dokumentasjon?- Absolutt. Det må foreligge en grundig gjennomgang av hva som for eksempel skal tas med i skatteregnskapet kontra årsregnskapet. Det kan være kostnader du kan fradragsføre i regnskapet, men ikke på samme måte i skatteregnskapet.
- Oi. Det er to forskjellige ting?- Hvis du kjøper en pc som koster 10 000 kroner kan den avskrives i regnskapet over fire år, det vil si med en fjerdedel hvert år. Men i skatteregnskapet brukes det saldoavskrivning, som er annerledes. Da må man gjøre det som heter midlertidige forskjeller. Det er litt krøkkete. Det er mange som ikke klar over dette, og som nok blir overveldet når de forsøker å klare det på egenhånd.Det er ikke så enkelt som å sørge for å ha en oversikt over utgifter og inntekter. Nei, kvaliteten på bilagene har også mye å si når det kommer til hvor – og om! – de kan føres i regnskapet. - Mange har nok en forståelse av at for eksempel bankutskrifter er det viktigste. Men banktransaksjoner viser bare at man enten har fått betaling eller betalt for «noe». Det er kritisk å kunne dokumentere hva man har betalt for og hvor inntekten kommer fra. Anita Mellem har et eksempel som gjør det ganske tydelig hvor lett det er å gå i fellen.- Hvis du har et kjøp hos Staples, for eksempel, er det lett å tenke at det er selvforklarende. Som daglig leder vet du jo godt at pengene er brukt på nødvendig kontorutstyr. Men så er saken denne: Hos Staples selger de også julegaver og pyntebånd. Hvis bilaget mangler, kan du risikere å miste skattefradrag og andre fradragsmuligheter du ville ha fått hvis du hadde sørget for løpende å passe på regnskapet.
Mellem forklarer at for en regnskapsfører er målet – og kravet – at et årsoppgjør skal inneholde et rettvisende regnskap over hvordan det går med et selskap. Å vite hvilke vurderinger som ligger til grunn for å få til et rettvisende regnskap, kan være vanskelig å vite. Og én ting er kravet fra myndighetene om å etterleve lover og regler. Men det er ikke bare myndighetene som kan ha interesse av å gå regnskapet nærmere etter i sømmene.- Hvis selskapet for eksempel går til banken for å få et lån, vil banken helt sikkert etterspørre informasjon og dokumentasjon dersom regnskapet er for enkelt. Får de ikke det, risikerer du å få avslag på låneforespørselen. Hun understreker at vi lever i et land der hvem som helst kan få innsyn i et selskaps regnskaper. Det gjelder også potensielle ansatte. Og ikke minst: investorer. - Hverken banken eller personer som ser seg selv som mulige fremtidige ansatte er nødvendigvis utdannet innen regnskap. Det vil si at de ikke gjør en vurdering av om tallene i regnskapet kanskje burde sett annerledes ut enn de gjør. De ser på tallene de får. Da sier det seg selv at det er viktig at tallene er riktige. Er regnskapet tynt, vil banker og investorer be om mer dokumentasjon.
Å ha et solid system og gode rutiner på plass for å følge opp dokumentasjon riktig, uansett om det er snakk om kostnader eller inntekter, er vesentlig. Gjennom hele året. Det krasjer ofte med daglige lederes ambisjon om å bruke tiden og kreftene sine på det som er viktigst for dem: Å legge kreftene i å få selskapet til å vokse. - Daglige ledere er som regel flinke til å styre selskapet sitt, men å gjøre det som er nødvendig for å betale riktig skatt – eller en så lav skatt som mulig – det er de ikke nødvendigvis like flinke til, sier Anita Mellem. - Ofte er det jo slik at det som er lite lystbetont, det skyver vi på. Det blir noe vi tenker at vi skal se på senere. Men fordi regnskap og årsoppgjør er forbundet med mange tidsfrister kan det straffe seg. Og når det gjelder årsoppgjøret går det ikke an å be om utsettelse.- Gjør det ikke? - Nei, det kan påbeløpe dagbøter hvis du er for sent ute.
Hun ramser opp: Når det gjelder lønnsutbetalinger, er det en månedlig rapporteringsplikt. Arbeidsgiveravgift og skatt for de ansatte skal innbetales hver annen måned. Moms skal rapporteres og betales hver termin, og skattemeldingen for selskapet skal sendes innen 31. mai. Årsregnskapet skal leveres inn senest 31. juli, men det skal være avholdt generalforsamling innen 30. juni. Det kan bli dyrt å være for sent ute.- Akkurat som med fristen for innsending av årsoppgjøret 31. juli, går det heller ikke an å få utsettelse på den månedlige innrapporteringen av lønnskjøring. Noe annet er at du også kan gå glipp av fradrag. Derfor er det veldig lurt å bruke en liten halvtime på slutten av uken og en time ved månedsslutt på å gå over tallene. Får man grå hår av å tenke på dette selv, eller har skattemyndighetene bedt om bokettersyn, finnes det imidlertid hjelp å hente. Og faktisk kan det lønne seg, snarere enn å være dyrt. Iallfall på sikt.- Oppsiden av å bruke litt penger på en outsourcet økonomisjef er at man vil spare kostnader på sikt, sier Anita Mellem. - Selv om det å sette bort årsoppgjør og regnskap kanskje oppleves som en ekstrautgift selskapet vanskelig har råd til i etableringsfasen, vil de vinne på sikt. I tillegg til å spare utgifter på den lange banen, tør jeg påstå at de også vil oppleve å få flere inntekter på sikt. På toppen kommer den verdifulle frigjøringen av tid.
Fristen for å levere inn skatteregnskapet er 31. mai. Vi som regnskapsbyrå kan hjelpe til med å søke om utsettelse på dette. Men om du tenker at det holder å gjøre den nødvendige regnskapsjobben i dagene opptil, har du mest sannsynlig allerede overskredet andre frister. Årsregnskapet – og økonomistyring i det hele tatt – løses best om du sørger for å gjøre opp status månedlig. Eller får hjelp til det.
Det er forskjell på hva og hvordan noe skal føres i selskapets årsregnskap sammenlignet med skatteregnskapet. Begge deler kan være riktig ført, selv om de ikke ser like ut. Det kan skyldes ulike måter å bilagsføre poster. Har du ikke styr på begreper som midlertidige forskjeller, kan det være smart å kontakte en erfaren ekstern CFO før du blir forvirret.
Det er ikke kun myndighetene som har interesse av å nærlese årsoppgjøret. Potensielle ansatte, investorer og bankforbindelser er tre aktører som kan tenkes å være veldig interessert i å granske tallene. Derfor er det viktig at de gir et rettvisende bilde av hvordan det går med selskapet.
Om du får laget et årsregnskap, men mangler skatteregnskapet, har du ikke laget et årsoppgjør. Og hva med eventuell årsberetning? Levering av skattemelding, næringsoppgave, korrekte vedlegg til myndighetene. Sørg for å ha styr på hva som forlanges, både av loven og ifølge god regnskapsskikk.
Om du først begynner å se på fjorårets regnskap i januar, kan det være vanskelig å huske viktige bilag fra januar året i forveien. Det kan bety at du snyter deg selv for både fradrags- og skattereduksjonsmuligheter du ellers ville hatt krav på. Om du ikke kan skaffe til veie nødvendig dokumentasjon, kan det også bety avslag på lånesøknader hos bankene, som typisk etterlyser dokumentasjon i sin vurdering.
Om du ikke overholder fristen for årsregnskapet (31. juli), har du et problem. Det går ikke an å be om utsettelse. Det samme gjør seg gjeldende når det gjelder det månedlige kravet om innrapportering av lønnskjøringer. I begge tilfeller står du overfor dagbøter om du ikke holder deg til tidsfristene.
Om du kommer til regnskapsføreren din like opptil en frist, kan det være du gjør det fordi du tenker at din startup er så liten at det ikke spiller noen rolle. Men for regnskapsføreren, som har travelt opptatt med mange andre regnskaper, kan det ha mye å si. Vær ute i god tid, også når det gjelder når du planlegger å komme med regnskapet til dem som skal hjelpe deg med dem.Få en kalender som viser frister og viktige datoer for regnskapsåret 2022
