Når du forstår regnskap kan du finne svaret på spørsmål som dette: Har jeg råd til å ansette en ingeniør neste måned? Hvor lenge overlever bedriften min om salget går ned 40%? Hvor mye må omsetningen gå opp før jeg kan hente de ansatte tilbake fra permisjon? Å forstå bedriftens regnskap handler om å kunne ta gode avgjørelser. Det er ikke en teoretisk øvelse du gjennomfører fordi statens frister nærmer seg. Med regnskapet kan du ta vare på bedriftens ressurser, slik at dere får tid og mulighet til å gjennomføre planene deres. Regnskapet gjør deg i stand til å forstå bedriftens tilstand, slik at du har mulighet og tid til å ta grep for å gjøre planene dine oppnåelige.
Mange daglige ledere i små og mellomstore selskaper sliter med å forstå hva tallene i regnskapet viser. Regnskapsrapportene bruker regnskapsfaglige uttrykk og konsepter som ikke er ment for andre enn de som allerede har skjønt det. Du er kanskje daglig leder i en mellomstor bedrift. Opprinnelig en gründer med en genial ide, eller en fagekspert med suverene lederegenskaper. Som daglig leder har du plutselig også blitt økonomisjef. Vi skal gi deg noen inside-tips som økonomisjefer bruker for å få kontroll. Eller enda bedre, som de bruker for å styre.Alle daglige ledere må vite dette
Hvis du spør daglige ledere om den økonomiske situasjonen i bedriften, vil mange lete i resultatregnskapet. De har kanskje fakturert noen større beløp nylig eller mottatt finansiering. De har følelsen av at det går bra. Men stemmer det? Resultatregnskapet kan fortelle deg om inntekter og kostnader, men ikke om du faktisk har pengene på konto. Ei heller om hvilke beløp som er på vei inn, eller regningene som skal betales neste måned. Du vet mao. ikke helt hvilke beslutninger du kan eller bør ta hvis du kun bruker resultatregnskapet som styringsverktøy.Regnskapet ser bakover i tid. Det er en historisk redegjørelse for inntekter og kostnader.Likviditeten sier noe om fremtiden. Hvilket økonomisk handlingsrom har bedriften i tiden framover.Det er naturlig å oppdatere regnskapet i slutten av måneden og samtidig oppdatere en likviditetsprognose for når og hvor mye penger som faktisk kommer til å være på konto i en gitt periode. Bare da kjenner du som daglig leder den økonomiske situasjonen i selskapet, og hvilke beslutninger du kan stå inne for.
Resultatregnskapet hjelper deg å forstå om bedriften må ta grep for å bli bedre, eller overbevise investorer om at det går bra.Et resultatregnskap gir oversikt over inntektene og kostnadene innenfor en bestemt periode. Når kostnadene trekkes fra inntektene, vet du om bedriften gikk med overskudd i slutten av perioden. Resultatregnskapet brukes som et viktig verktøy for å forstå den økonomiske utviklingen i selskapet. Oppsettet av et resultatregnskap styres av en kontoplan med firesifrede koder. Denne deler opp regnskapet og organiserer inntektene og kostnadene på en slik måte at de gir overblikk over bedriftens økonomiske situasjon. Kontoplanen har en fast struktur, men kontiene kan i noen grad tilpasses slik at de passer til din virksomhet.
Summen gir svaret på om selskapet går med overskudd eller underskudd. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan resultatregnskapet skal utarbeides.
[caption id="attachment_1123" align="alignnone" width="1000"]
Eksempel på utregning av resultatregnskapet. Det er viktig å huske på at resultat etter skatt, sier lite eller ingenting om hva bedriften har på konto akkurat nå.[/caption]
Det er viktig å forstå nøyaktig hvordan resultatregnskapet kan gi deg feil inntrykk av bedriftens økonomiske situasjon. Det kan for eksempel se ut som du har mer penger enn du egentlig har. Mange sier: “Ja, men vi bokførte jo disse kostnadene i desember!” De har sjekket saldoen på konto og antatt at kostnadene allerede er betalt ut, uten at det nødvendigvis stemmer.Eksempelvis vil kostnader til lønn, arbeidsgiveravgift og feriepenger blir bokført i en gitt måned, men det er kun lønnen som betales ut akkurat da. Resten blir stående på bankkonto i balansen som kortsiktig gjeld til offentlige frister forfaller eller feriepenger skal utbetales. Dette gjelder også hvis du har et regnskap som har satt av penger til kostnader du har pådratt deg, men som det ikke er mottatt faktura for .Det vil det altså se ut som bedriften har mer penger tilgjengelig på konto, enn de reelle forpliktelsene tilsier. Det er kanskje bedre å betale alt ut med en gang, tenker du kanskje. I realiteten er det en taktisk fordel for bedriften å beholde pengene på konto så lenge som mulig for å gi bedriften bedre likviditet, kortsiktig handlingsrom og renteinntekter. Å forstå regnskap handler også om å forstå at penger på konto, ikke betyr at bedriften ikke skylder de pengene til noen allerede.
Uten riktig periodisering vet du ikke hva resultatet egentlig er. Stemmer det at du gikk med overskudd i forhold til budsjettet? Eller omvendt, skylder du virkelig staten så lite i offentlige avgifter for den perioden? Å rote til dette, kan fremstå som et tillitsbrudd for alle de som leser regnskapet ditt. Om det er investorer, styremedlemmer eller Kemneren.Periodisering eksisterer som et virkemiddel for å sikre at verdiene bokføres når de skapes, ikke når det passer deg eller den du handler med. Det virker kanskje unødvendig, hvorfor kan ikke alle bare følge månedene slavisk? Her er klassiske eksempler hvor månedlig periodisering av regnskapet kommer på kant med virkeligheten, eller kontantstrømmen, om du vil:
Periodisering fremstår kanskje som den mest teoretiske av faktorene som vi går gjennom her, men å feile på dette skaper fort store svingninger i resultatregnskapet. Det skaper ikke tillit hos investorene og daglig leder får gjerne den utakknemlige oppgave å forklare dette til alle som selskapet er avhengig av å ha tillit hos. Og skal regnskapet godkjennes av revisor må dette gjøres riktig.
Avsetning er regnskapets svar på bufferkonto. Det fungerer stabiliserende på ulike typer økonomisk risiko som et selskap tar. Mest vanlig er det å sette av midler til kostnader man har pådratt seg, men som man foreløpig ikke kjenner beløpet på.En fast konsulent som en måned ikke sender faktura i tide, vil gi både resultatregnskapet og likviditetsprognosen et unaturlig overskudd. Det ser ut som det var en god måned, men i realiteten venter en kjemperegning. Avsetning løser det problemet ved å sette av en estimert sum.eDet samme prinsippet kan brukes som forsikring mot dårlige betalere. Det vil alltid være noen, og du behøver en buffer. På slutten av året kan midlene som evt. står til overs regnes tilbake inn i regnskapet.
[caption id="attachment_1141" align="alignnone" width="1024"]
Likviditet handler om å ta valg. Hvilke avgjørelser har bedriften råd til å ta?[/caption]I tradisjonell regnskapssammenheng er likviditet et mål på: “hvor fort kan du få tak i penger?” Regnskapsførere og banker måler hastigheten på tre nivåer. Dette er i stor grad måltall for de som skal bedømme selskapet utenfra, men gir også daglig leder enkle regler for å måle hvor robust selskapet er.Likviditetsgrad 1: Dobbelt så mye (likvide) verdier som kortsiktig gjeld er bra.Et selskap med god likviditet eier dobbelt så mye i omløpsmidler som det har i kortsiktig gjeld Omløpsmidler inkluderer varelager, investeringer, fordringer og kontantbeholdning. Kalkylen regnes ut slik: Omløpsmidler / selskapets kortsiktige gjeld og utgifter. Tallet du får bør være over 2, under 1 betyr det at daglig leder må gjøre endringer i driften for at selskapet skal overleve på kort sikt.Likviditetsgrad 2: Hvis varelageret tar for lang tid å selge.Samme kalkyle som over, men uten varelageret fordi det tar tid å gjøre denne verdien om til kontanter. Likviditetsgrad 2 måler dermed raskere tilgang på penger enn grad 1.Likviditetsgrad 3: En tredjedel av verdien av gjelden bør stå på bankkontoPenger du har i banken / Kortsiktig gjeld. Tallet her bør være over 0,33. En tredjedel av kortsiktig gjeld bør dermed være tilgjengelig for selskapet i rene penger, for at selskapet skal regnes som likvid.Dette er tradisjonelle mål for hvordan likviditet regnes ut i et regnskap. En likviditetsprognose gir daglige ledere et litt mer håndfast verktøy å styre bedriften etter, enn et måltall som krever at du allere har forstått regnskap.
I tøffe tider oppdaterer økonomiansvarlige likviditetsprognosen like ofte som de henter posten. Hver dag. Nye regninger og fakturaer kan legges inn fortløpende, ukentlig eller månedlig. Dette gir et godt utgangspunkt for å beholde kontrollen over økonomien når egenkapitalen er begrenset.Oppstartsselskaper som skal vokse behøver den samme kontrollen til å finne hvilke satsninger de har råd til å gjennomføre i nærmeste framtid. Det får pengene til å vare. Ettersom prognosen oppdateres kontinuerlig, er informasjonen mer reell enn i driftsbudsjettet. Denne fungerer kun som en årlig plan for bedriftens satsinger og kan fort bli irrelevant når nye ting oppstår gjennom året.En likviditetsprognose inneholder informasjon om:
En likviditetsprognose som dette gir daglig leder trygghet på avgjørelser som tas for å vokse når det finnes økonomisk handlingsrom for det, skjære ned i en krisetid eller god utnyttelse av de ressursene selskapet har tilgjengelig. En likviditetsprognose gjør at du som sjef kan si - “dette har vi råd til!” Og, det er mindre krevende å sette seg inn i en et helt regnskap.
Oversett resultatregnskapet til bedriftens mål
Å definere KPI’er gir deg kjappere og bedre innsikt i den økonomiske utviklingen i ditt selskap, enn regnskapskonti gjør. Det er viktig å definere nøye hvilke målepunkter dere skal bruke. Dere bør finne de KPI’ene som faktisk er relevante for beslutningene i bedriften. Regnskapsføreren din kan hjelpe deg med å innhente og samle informasjonen du trenger.Denne metoden handler ikke bare om å forstå den økonomiske utviklingen, men innebærer ofte et valg av strategi og blir avgjørende for hva du som daglig leder bruker tiden din til å påvirke.
Les mer om 7 Viktige KPI’er for oppstartsbedrifter!
[caption id="attachment_1140" align="alignnone" width="1024"]
Hvordan forstå regskapet?[/caption]Ideen om en rullerende prognose handler om å forutsi hva som kommer til å skje med økonomien i måneden som kommer, og framoveree. Når en måned er over, måles prognosen opp mot regnskapet. Om du ikke har gode rutiner for månedlig måling og analyse av avvik som dukker opp i regnskapet, vet du ikke hvordan det går med bedriften din. Å finne avvik - og å vurdere hvilke avvik som er viktigst å ta hånd om her og nå - handler om å ta avgjørelser basert på informasjon. Ikke på hvordan du tror det går. Avvik forteller deg alltid noe om hvordan du ligger an. Det er først når du blir klar over dem at du kan handle på dem.
Det virker kanskje som mye jobb å måle faktiske tall opp mot prognose hver måned, men i realiteten fungerer dette som et stort regneark du fyller tall inn i. Av alt arbeidet med regnskap som gjøres i en bedrift hver måned, er oppdateringen av tallene i prognosearket den minste jobben. På denne måten bruker selskapene som benytter denne modellen tiden på å ta avgjørelser og se framover.Det er lettere å holde huset rent enn det er å gjøre rent. Det krever umiddelbart litt krefter første gang, men etterfølgende skal du ikke bruke like mye tid. For mange småbedrifter er tid en ressurs som ikke kan sløses med. Å få på plass gode, hyppige rutiner som skaper kontroll og forutsigbarhet i bedriftens økonomi krever at du investerer tid.Det er mye lettere å ta hånd om avvik hvis du blir klar over dem løpende, i stedet for at de dukker opp når du tar et skippertak i ny og ne. For da kan det allerede være for sent. Når rutinene først sitter, frigjør du faktisk tid. Tid du kan bruke på det du brenner for: å drive butikken videre. Mer effektivt.
