- For det meste kan det virke som om regnskap er noe som foregår i et sort hull. Mange firmaer har bare kontakt med regnskapsføreren sin innimellom. Det mener Sarah Lerche i Escalon Services kan gjøres på en mye smartere måte. I stedet for å se regnskapsføreren som en som bare driver med bokføring, burde hans eller hennes kompetanse brukes på å optimalisere firmaet ditt.- Regnskap er ikke noe som skjer en gang i året. Det er noe som skjer daglig, ukentlig, månedlig. Da er det dumt om regnskapsføreren er fysisk og psykisk fjernt fra firmaet ditt. Regnskapsføreren din sitter på informasjon du har bruk for, sier Lerche. - Det er i firmaets interesse å få vite hva regnskapsføreren gjør?- Ja, jeg mener det er en regnskapsførers ansvar å sørge for at du som daglig leder får ta del i prosessene i firmaet. Han eller hun skal ikke bare plage deg med bilag i ny og ne, men basert på tallene de sitter på stille spørsmål om hvordan firmaprosessen foregår: Bruker dere riktig verktøy? Hvordan faktureres kunden – og hvem sjekker om pengene er kommet inn? Er dokumentene deres digitalisert? Hvor ligger de? Og hvordan er de organisert? Hvordan er kontantstrømsanalysen i firmaet? Bruker dere den nyeste teknologien? Hva slags CRM-system bruker dere? Hvordan tar dere imot nye ansatte, og hvem gjør det?
Lerche peker på at mye av denne kompetansen ligger der som en urørt verdi. - Mye av dette er prosesser, både menneskelig og digitalt. Og mange av prosessene er det rent faktisk regnskapsføreren din som eier. Eller burde eie. Det kan bli mye armer og bein i et firma, både på faktureringssiden og kundesiden. Og da må man spørre seg: Hva har min regnskapsfører gjort for å bedre flyten? Du kan ikke få gode tall og ta gode beslutninger uten å ha en prosess som støtter deg.- Mange av prosessene er kanskje uoversiktlige for en daglig leder?- Nemlig, og ofte er de ikke dokumenterte. La oss snakke om faktureringsdelen, for det er jo den som er motoren i selskapet. Hvem fakturerer? Jo, det er den eller den. Men hvordan gjør de det? Når gjør de det? Kan deler av dette eies av regnskapsføreren din, sånn at det følges opp? Det handler om å ha denne samtalen med den som sitter på kunnskapen.- Poenget ditt er at regnskapsføreren kan brukes for å avdekke forbedringspotensiale?- Ja! Forbedring handler ikke bare om større effektivitet, det handler også om å bruke ressurser man allerede har på en bedre måte. Både når det gjelder tid og penger. Det handler om å skaffe deg en større grad av tranparens i selskapets prosesser. På den måten får du bedre oversikt, og større kontroll. Og er det ikke akkurat dét en eier trenger?
- Mye av dette handler om digitalisering?- Ja, mye av det som har vært manuelt, er blitt digitalisert. Det betyr at du kan kartlegge alt, spore alt som skjer i firmaet. Alt fra transaksjonshistorier, intern kommunikasjon og oversikt over sykdom og fravær. Du kan få følge med digitalt på alle nivåer.- Ofte er regnskapsføreren som du sier fysisk fjern, og kommer innom en sjelden gang?- Ja, og noe av det viktigste er å få til en følelse av at regnskapsføreren er en del av laget ditt. Om regnskapsføreren eier disse prosessene, blir mye av det som ofte finnes i hodene til folk, mer synlig. Hvordan kan man lage et ordentlig regnskap om du ikke snakker med regnskapsføreren din jevnlig? Det er regnskapsførerens ansvar å ta del i firmaets prosesser. For når det kommer til stykket er det summen av disse prosessene som påvirker hva som kommer i bøkene.
