Norske SMB’er har gjerne ikke nok ressurser til å ansette egne HR-ansvarlige, men har et stort behov for å ta vare på arbeidskraften sin. Ansatte forventer samme profesjonalitet som om de jobbet i Hydro, men gründere sliter ofte med å levere. De er heller ikke klar over alt de burde vite om å håndtere ansatte. Konsekvensen er lav tillit til bedriften, lav arbeidsmoral og høyere gjennomtrekk av arbeidskraft. Kort sagt - det koster bedriften penger å ikke få til dette. Noen ganger store summer. Små og mellomstore bedrifter er gjerne mer opptatt av å få ting gjort, enn å lage rutiner og avtaler som regulerer arbeidsforholdene for de ansatte. Det kan føles som en byråkratisk og unødvendig prosess, når man kun er noen få på jobb. Allikevel er det nettopp i starten at det er lett å legge premissene for den veksten som kommer. Det som alle bedrifter bør ha på plass, eller være klar over. Uansett størrelse. Det mest grunnleggende starter fra ansatt nummer to. Deretter blir behovet bare større.
De ansatte er den viktigste ressursen for bedriften. Uten dem vil ikke selskapet nå sine mål. Denne erkjennelsen, at de menneskelige ressursene er avgjørende for at bedriften skal lykkes, har gjort at Human Resources (HR) er et begrep også i norsk sammenheng. Før snakket vi om personalavdelinger. De tok seg av det administrative ved å ha ansatte. HR handler mer om strategier for å forvalte den menneskelige ressursen til gode for bedriften. Også i de små og mellomstore selskapene som ikke har råd til egne personalavdelinger. For det er dyrt å la være.
En god HR-strategi tar vare på bedriften, ved å ta vare på de ansatte. Når de ansatte blir ivaretatt gjennom hele syklusen fra rekruttering til oppsigelse av arbeidsforhold, opprettholdes bedriftens effektivitet. Man kaster ikke bort ressurser og unngår konflikter. En god HR-strategi er også positivt for bedriftens omdømme. Ansatte, også de som har sluttet, er mer tilbøyelige til å snakke positivt om bedriften hvis man har opplevde at HR-strategien fungerer.
Fra det øyeblikket du ikke lenger er den eneste i bedriften, bør du tenke på HR. Å ta vare på de menneskelige ressursene i form av gode avtaler etc, vil spare deg penger, holde produktiviteten oppe og hindre tid kastet bort på konflikter. Selv om dere har lite tid og få ressurser.
Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett på skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Det er uavhengig om du er fast ansatt eller i midlertidig stilling, og uavhengig av type arbeid. Hvis arbeidsforholdet varer mer enn en måned, skal den skriftlige arbeidsavtalen foreligge senest en måned etter at arbeidsforholdet startet. Hvis arbeidsforholdet er kortere, skal avtalen foreligge ved oppstart.
Denne listen er ikke komplett, og dere må selv velge hvilke punkter som skal legges til. Det er eksempelvis ikke lovpålagt å regulere konfidensialitet eller lignende. Les neste kapitter for hva vi foreslår at du tar med i tillegg til punktene under.
Disse punktene er lovpålagte formkrav, men dekker ikke alle ting som kanskje burde inkluderes i nettopp ditt tilfelle. I tillegg er det viktig å huske på at hvis avtalen forblir muntlig, finnes det rettslig presedens på at eventuelle tvilstilfeller, blir tolket i favør av arbeidstaker.
Det finnes tre typer hemmeligheter. Felles for dem alle er at arbeidsavtalen bør regulere hvordan dere skal håndtere det ansatte vet, når ansatte jobber hos dere og når slutter:
De aller fleste kunnskapsbedrifter jobber med ideer. Disse har verdi. Immaterielle rettigheter bør reguleres ved avtale. Hvem eier de ideene dere sammen har laget? Det bør ikke være fritt frem for ansatte å starte egen bedrift basert på ideer som de har fått betalt for å utvikle hos deg.
Det er normalt å definere 12 måneders karantenetid, før ansatte som slutter kan konkurrere om de samme kundene.
Ansatte kan være i besittelse av informasjon om kunder som bør holdes hemmelig av ulike grunner.
Hvem har tatt ut ferie? Hvor mange dager? Hva med sykedager? Det begrenser seg fort hvor mange ansatte du kan holde følge med. Spesielt hvis du er avhengig av at de selv oppdaterer det excel-regnearket du har satt opp, for å holde styr på det. Egentlig trenger du et HR-system. Innhenting, utfylling og oppfølging av informasjon kan automatiseres. Da sparer dere tid. Ulike HR-systemer kan forskjellige ting. Her er noen grunnleggende funksjonaliteter som gjør det enklere å ha flere ansatte. Et HR-system bør kunne:
Som arbeidsgiver er du ansvarlig for å følge opp syke arbeidstakere. Her kan du få en del notifikasjoner som gjør at ting ikke blir glemt.
Ansatte som begynner hos dere trenger informasjon om hvordan bedriften fungerer, rutiner, ritualer og bedriftskultur.. Du kan tilby e-læring, etc.
Disse bør gjøres på en og samme måte gjennom hele organisasjonen, med opplegg for oppfølging og utviklingssamtaler.
Gjør de ansatte i stand til å finne svar selv med håndbøker om alt som er viktig for bedriften. Rett på mobilen. Ikke gjemt i en database.
Hvor finner regnskapssystemet oppdatert informasjon om antall timer som skal utbetales i lønn? Et HR-system generer data som trengs av flere, og bør kunne avleses av andre systemer.
HR-folk ser på det som en “standing joke”. Vi ser den ofte fremført. Daglig leder sier at de ansatte følger oppfordringen om å holde sin egen lønn hemmelig. Nei, dessverre. De ansatte vet hva de nærmeste kollegaene tjener. Det er i deres interesse å finne det ut, og de snakker like lett om det som brunosten på skiva. Hva kan du så gjøre for å hindre at folk blir misunnelleige og skaper uforutsigbart press? Du trenger et åpent system som belønner likt.
Dette kan balanseres med bonusordning, for ikke å skape utilbørlig økonomisk press på bedriften framover. Du må leve med lønnsøkning også når det er røde tall. Lønnsøkning er permanent, bonus er det ikke.
Del lønnsøkningen i to? Halvparten blir til bonus i gode tider og kan brukes som fleksibelt tillegg eller alternativ til lønnsøkning.
Å bli deleier i sitt eget arbeid motiverer og gjør at flinke folk blir ved sin post. Det finnes mange forskjellige ordninger avhengig av bedriftens økonomiske situasjon.
Noen ganger er ti fugler på taket bedre enn en i hånden. Økt pensjon kan gi flere tusen kroner mer i måneden etter at karrieren er over, mot noen hundrelapper etter skatt nå.
Det er selvfølgelig helt vanlig og trygt å ansette noen du allerede har en relasjon til. Men det er to hovedgrunner til at du ikke bør ansette for mange fra eget nettverk:
Og de kommer. Det er bra med mange folk du allerede stoler på, men det kan bli for mye. Et enkelt eksempel ser vi når det gjelder digitalisering. En stereotypisk bedrift med “eldre herrer”, vil eksempelvis - for lenge - være blind for de endringer som må gjøres. Da må det yngre krefter til. I mellomtiden kan konkurrenter få et forsprang. Hvilken akse som er mest prekær avhenger kanskje av næringen din. Tenk: gammel vs. ung, menn vs. kvinner, etnisk norske vs. flerkulturelle, frontend vs, backend-utviklere. Vi har alle blindsoner, hva er din?
Det kan jo være at du heller ville ha kompisen. Ikke alle relasjoner på jobb forblir gode relasjoner når mye står på spill. Det er høyt arbeidspress, ting kan gå galt. Noen ganger er det bedre å beholde enn venn, enn å få en kollega som du i verste fall kan havne i konflikt med.
Det høres selvfølgelig ut, men du bør være bevisst på hvem du ansetter. Dere trenger rett person til rett tid, med riktig verdigrunnlag. Det handler om noe mer enn kvalifikasjoner, personlighet er også viktig. Husk også at det tar lang tid å få noen ansatt. Hvis dere trenger en person om seks måneder, bør dere begynne nå. Her er noen tips til hvordan en rekrutteringsprosess kan gjøres fra start til slutt. Vurdér om dere behøver hjelp utenfra til å fylle stillingen. Outsourcing av oppgavene som stillingen skal utføre, kan også være en mulighet.
For å få svar på dette, kan du godt snakke med de som er avhengig og påvirket av ansettelsen. Kravene vil gjøre det mulig å vurdere kandidatene opp imot hverandre.
Du må selge stillingen og selskapet. Gi noen grunner til hvorfor dette er en bra stilling. Fortell dem hvorfor de bør søke.
Du kan bruke:
Lag noen kriterier som kandidatene må ha på plass, for å bli med videre i søknadsprosessen. Tre til fire spørsmål som sikrer at dere - og kandidatene - ikke bruker tid på en prosess som ikke fører fram.
Du bør behandle søkerne på en god måte. Dette handler om ditt rykte. Du kan:
Du bør stille åpne spørsmål som gjør at kandidaten må gi av seg selv, slik at dere får et inntrykk av personen. Eksempelvis:
Ta fram rolledefinisjonen og lag en mal for spørsmålene som kandidatene skal få under intervjuet. Hvis du intervjuer dem likt, får du et bedre sammenligningsgrunnlag. Her er noen retningslinjer du kan bruke for å lykkes:
Se på kandidatens CV og be om tre til seks personer som du velger at kandidaten skaffer deg en samtale med. Du bør velge hvem. Ikke kandidaten.
Her er spørsmål du kan stille:
Det tar tid for nye ansatte å bli effektive i rollen. Kutt ned denne tiden med å bruke litt krefter på å innvie den nye ansatte godt. Du gjør det mer sannsynlig at de trives. Og raskere presterer som du ønsker. Og mindre sannsynlig at de slutter for tidlig.
Uten egen HR-ansvarlig er internkommunikasjon ofte en svakhet. Det blir ikke tid, og ryktebørsen tar over. Ofte er det negativ informasjon som spres. At folk slutter, bør ikke være det første signalet om at noe er galt. Start med en undersøkelse. For å få ærlige svar bør du garantere at svarene er konfidensielle og språket i undersøkelsen enkelt. I dag finnes det systemer på nett som gjør jobben med å distribuere undersøkelsen. Her er noen eksempler på spørsmål som du kan tilpasse:
Svarene bør gi deg noen enkle signaler om hva du kan adressere for å ta vare på dine ansatte.
Se for deg en ansatt som skal ta en avgjørelse på vegne av et selskap. Kanskje et flyselskap? Noen har foreslått at de bør tilby en litt mer fancy kyllingsalat som lunsjalternativ. Bør de gjøre det? Vel, det kommer an på. Sjefen har sagt at verdigrunnlaget til bedriften er: “Vi er et lavprisselskap. Hos oss skal du finne de rimeligste billettene.” Vil en litt ekstra delikat kyllingsalat bidra til det? Hvis svaret er nei, er beslutningen enkel og mellomlederen behøver ikke ringe sjefen for å finne ut hva passasjerene skal spise.Verdigrunnlag fungerer altså som et styrende prinsipp. En regel som gjør ansatte istand til å mentalt teste selv, om en beslutning er riktig eller ikke. En klassisk feil mange selskaper gjør, er å ha for mange og svevende verdier som det ikke er mulig å huske eller handle etter.
Resultatet er i praksis distribuert ledelse. To setninger kan ikke styre alle valg korrekt i detalj, men det gjør ansatte effektive i sine valg. Dette kan også benyttes på prosjektnivå for å motivere teamet ditt.
En arbeidsavtale er individuell og innebærer en forpliktelse mellom to parter. Den ansatte og arbeidsgiver. Det er ikke særlig hensiktsmessig å inkludere bedriftens interne retningslinjer i en arbeidsavtale som omhandler forholdet til en konkret ansatt. Ofte kan det istedenfor være greit å bare henvise til personalhåndboken i arbeidsavtalen. Personalhåndboken gir dere muligheten til å si mer om verdier, visjoner og hvordan bedriften avvikler arbeidshverdagen.
Du trenger retningslinjer for fast eller midlertidig ansettelse, arbeidsreglement og informasjon om prøvetid. I tillegg bør informasjon om onboardingprosess og opplæring tas med. Beskriv også rutiner for lønnsutbetalinger med tidspunkt, ansattes ansvar for skattekort og arbeidsgivers rett til å trekke i lønn ved feilutbetalinger.
Beskriv hvordan dere dekker utgifter til reise ved refusjon, eller diett og statens satser. Og hvordan bedriften gjennomfører utbetaling av feriepenger, ferieavikling, sykdom i ferien etc.
Ansatte har krav på sykepenger, men arbeidsmiljøloven legger noen føringer for når bedriften eller NAV skal betale. Personalhåndboken bør også inkludere informasjon om:-
Alle bedrifter er ikke like og det finnes rom for tilpasning. Det kan gjelde:
Jevnlige tilbakemeldinger, uten at det er formalisert i en medarbeidersamtale, er viktig. Konstruktiv kritikk, ros og oppmuntring bør være på plass i en hektisk hverdag. Allikevel er det lett at det ikke blir tid. Kanskje ikke på lang tid, når hele teamet står i stormen. Den formaliserte medarbeidersamtalen er derfor sikkerhetsventilen som kan slippe ut trykket. Og bindet folk sammen. Medarbeidersamtaler styrker lagfølelsen og gjør det mulig for deg som daglig leder å engasjere medarbeidere som bryr seg om arbeidsplassen sin. Men hvordan bør du gjennomføre den?
Norsk arbeidsrett gir arbeidsgiver rett til å kontrollere ansatte når det kommer til arbeidstid, leveransekvalitet og utvikling. Du kan lese mer på Arbeidstilsynets sider. Hva skjer når du ikke er fornøyd med en ansatt? Ingen gleder seg til å ta tak i betente temaer, allikevel er det for deg som daglig leder, ingen vei utenom.
Ta hensyn til medarbeiderens personlighet og væremåte.
Få klarhet i hva den ansatte mener. Be om at den utdyper sine svar.
Vis fram og synliggjør konsekvensene.
Skap enighet om et forslag.
Vi i Escalon Services vet at HR er et krevende felt. Vi ønsker at du skal lykkes med våre råd. Har du derimot spørsmå og behøver hjelp. Ta gjerne kontakt!
