Å jobbe hjemmefra ble raskt den nye normalen da pandemien stengte landet. Nå som ting gradvis normaliseres, er det likevel noe som ikke blir som før. Hjemmekontoret er kommet for å bli.I en spørreundersøkelse som forskningsstiftelsen Fafo har gjennomført under pandemien svarer flertallet at de tror de kommer til å fortsette å jobbe på hjemmekontor når jobbhverdagen etter hvert normaliserer seg.De fleste norske selskaper kom seg ganske raskt gjennom de første teknologiske og arbeidsflyt utfordringene med å ha store deler av arbeidsstokken på hjemmekontor. Men det er kanskje ikke like lett å følge med på hvordan de ansatte trives. Hjemmekontor er kommet for å bli. For å få mest mulig ut av den nye hverdagen, er det viktig å sørge for at fjernarbeiderne trives og fortsetter med å engasjere seg. Det betyr nye krav til både kommunikasjon og samarbeidsstrategier.
Amerikansk forskning viser at 44 prosent av ansatte under 35 år mener at manglende motivasjon har påvirket jobbprestasjonene deres siden starten av pandemien i 2020. Ansatte som er umotiverte, uansett om de sitter på kontoret eller jobber hjemmefra, er mindre produktive enn andre. Det kan ha en smitteeffekt som påvirker andres trivsel og motivasjon også, i tillegg til at det kan smitte av på andres arbeidsinnsats. I kroner og ører kan det koste et selskap mye penger. Ifølge en amerikansk Gallup- undersøkelse koster uengasjerte ansatte USA mellom 483 og 605 milliarder kroner hvert år i tapt produktivitet.
En av hovedfordelene ved å ha engasjerte og entusiastiske ansatte er at det bidrar til å gjøre dem betydelig mer effektive. Når ansatte er motiverte legger de seg automatisk i selen for å gjøre sitt aller beste og gir en ekstra skjerv. Det øker med andre ord produktiviteten deres.
Motiverte ansatte bryr seg mer om hvordan det går med firmaet, og jobber derfor for at det skal gå bedre. De vil sannsynligvis være mer tilbøyelige til å jobbe mer i stedet for å bli vekk fra jobben. Forskning viser at arbeidsplasser med høyt engasjement har 41 % mindre sannsynlighet for å ha fraværende ansatte.
Ansatte som føler seg motiverte er mer effektive og produktive. Det betyr at de samtidig er mer fornøyd med arbeidsplassen sin, noe som igjen gjør det mindre sannsynlig at de leter etter et annet sted å jobbe.
De mest åpenbare tegnene på at en ansatt er uengasjert er lette å få øye på. De har økt fravær, de er mindre begeistrede enn de pleide å være, produktiviteten deres synker, de har mindre energi – og de bidrar minimalt til gruppediskusjoner. Men her er noen mindre åpenbare tegn på at noe skurrer:
Når en ansatt føler seg motivert, tar de gjerne bladet fra munnen og kommer med nye ideer, spørsmål eller innspill. De vil også gjerne lære seg nye ting og forsøke å finne løsninger på problemer som oppstår. Men hvis de ikke trives, blir de mer stille. Jo, de løser nok arbeidsoppgaven, men gjør ikke mer enn høyst nødvendig. Og kommunikasjonen begynner å bli enveis-kommunikasjon, i stedet for å være en dialog.
Når ansatte er misfornøyde, sliter de med å utvikle seg fordi de ikke føler at de har en fot i bakken i forhold til arbeidsoppgavene sine. Da er sjansen stor for at de begynner å finne påskudd for å unngå visse situasjoner eller oppgaver. De blir rett og slett mer reaktive enn proaktive, mer bakpå enn fremoverlente.
Mangel på motivasjon betyr at ansatte oftere gjør feil. Når man føler seg uengasjert og ikke trives, går det på arbeidsmoralen løs. Da er det lett å gå halvhjertet til verks, eller faktisk glemme å gjøre arbeidsoppgaver ferdig. Dette kan samtidig virke demotiverende for de andre ansatte som gjør sitt beste for å yte ordentlig fra hjemmekontoret.
Vi vet det godt: Hjemmekontor kan være en konsentrasjonsutfordring for selv den beste. Husarbeid, familiemedlemmer og kluss med routeren eller Teams-kontoen. Men det kan også virke distraherende å befinne seg i monotonien som kan oppstå på hjemmekontoret. Dette kan i stor grad på påvirke vår evne til å fokusere på oppgavene vi skal gjøre, noe som igjen har konsekvenser både for produktivitet og innsats.
Heldigvis går det an å gjøre noe! Her har du seks strategier som kan hjelpe deg som daglig leder med å motivere ansatte som jobber hjemmefra – og sørge for at de fokuserer på jobben:
Hvis en ansatt ikke vet hva som blir forventet av ham eller henne, kan det fort føre til forventningsforvirringer. Det kan være vanskelig å holde seg motivert til å gjøre jobben sin uten klart definerte mål og forventninger. Hvis du for eksempel forventer at en ansatt skal komme med en statusoppdatering på slutten av hver arbeidsdag: Sørg for at de vet det! Forventninger kan også handle om hva slags oppførsel du venter deg fra dem. Og om vi ser det fra den andre siden: Vær sikker på at du er tilgjengelig! Hvis noen av de ansatte som sitter eksternt har behov for å få svar på noe, spesielt i løpet av arbeidsdagen, er det viktig at du setter av tid til å være der for dem. Det gjelder også om de ansatte befinner seg i en annen tidssone. Da må du ta høyde for tidsforskjellen også.
Samarbeid er essensielt når det handler om å bygge opp et velfungerende team. Én ting er å sørge for at ansatte på hjemmekontor har tilgang til det de trenger av utstyr og programmer for å kunne gjøre jobben sin ordentlig. Men det er også viktig å holde kontakten – via telefon, videomøter eller chatten – for å høre hvordan det går.
Det er utrolig viktig at dine ansatte skjønner hvorfor den jobben de gjør er viktig for selskapet, og hvordan deres innsats bidrar til at selskapet når de mer overordnede målene som er satt. Det kan du gjøre ved rett og slett å fortelle dem det, gjennom HR Dashboards, fellesmøter eller ved å dele interne rapporter med dem.
Ifølge en studie fra Harvard Business Review sier 40 prosent av sysselsatte amerikanere at de ville ha gjort en ekstra innsats om de oftere hadde fått anerkjennelse for jobben de gjør. Å anerkjenne de ansattes prestasjoner bidrar også til å øke sjansen for å beholde dem – og øker lojaliteten deres til selskapet.
Å la være med å tids- og detaljstyre folk som jobber hjemmefra – og samtidig vise forståelse for at de er omgitt av distraksjoner og forstyrrelser, er to viktige skritt i retning av å øke motivasjonen deres. Når du tildeler en ansatt en arbeidsoppgave må du gi dem tid og ro til å gjøre jobben sin – med mindre de ber om hjelp, selvfølgelig. Da viser du at du stoler på dem.
Å investere i de ansattes ve og vel er avgjørende for selskapets suksess. Det er kjent og opplest at motivasjonen får seg et dykk om noen føler seg utilpass. For å fikse en slik situasjon må du som leder ha en strategi for hvordan du vil ta vare på dem som jobber for deg. Ifølge en amerikansk undersøkelse sier ansatte som jobber i selskaper som har på plass slike velværestrategier, at det har en positiv betydning for helsen deres. En slik strategi innebærer at de ansatte er trygge på at de kan få hjelp til å avdekke og forebygge sykdom – samtidig som de også blir mer oppmerksomme på hvordan de har det generelt. Hjemmekontoret og ansatte som jobber andre steder enn på kontoret blir det bare mer av i fremtiden. Jo raskere du lager en plan for hvordan eksternjobbing kan gjøre best mulig, dess bedre er det. Å holde motivasjonen oppe hos ansatte som jobber eksternt er ikke så veldig annerledes enn å gjøre det samme på kontoret. Har du først skjønt det, er mye allerede gjort.
