En gründers tid er knapp. Og bedre brukt på vekst og kjerneoppgaver enn på å skrive tall inn i et regneark.Vanligvis har ikke en startup et stort nok internt økonomiteam til å sette ut i livet alle de vekststrategiene som kan få selskapet til å vokse. Å outsource regnskap og jobben som økonomisjef er i ferd med å bli en populær løsning. Kanskje fordi det gjerne fører til reduserte faste utgifter samtidig som det øker selskapets effektivitet!
Sagt på en enkel måte betyr outsourcing å sette bort enkelte jobbfunksjoner til noen utenfor selskapet. Når et selskap outsourcer noe, betyr det i bunn og grunn at de delegerer visse deler av arbeidsbyrden til en tredjepart de stoler på. Outsourcing gjøres vanligvis av selskaper som et tiltak for å sikre seg tjenester av høy kvalitet til en fornuftig pris.
En av drivkreftene bak det å outsource er nødvendigheten av å holde et våkent øye med kostnadene for å holde skuta flytende. Outsourcing lar deg kutte indirekte kostnader fordi du slipper å tenke på lønn og goder som pensjonsordning, feriepenger og forsikring. Innleide folk koster gjerne mindre enn vanlige fulltidsansatte. I tillegg er det penger å spare på programvare og annet utstyr som er nødvendig for å håndtere økonomistyringen.
Regnskapsfeil kan få katastrofale følger for et selskap i form av bøter, kontantstrømproblemer – eller i verste fall et kontrollbesøk fra Økokrim. Å outsource regnskap og CFO-tjenester gir deg tilgang til et team av erfarne og høyt kvalifiserte fagfolk. De bruker den nyeste teknologien og prosessene som sikrer at dataene dine både er trygge og korrekte.
Fra onboarding av nyansatte og håndtering av arbeidsgiveravgift, til administrasjon av kundefordringer og betale fakturaer. Listen over gjøremål for en økonomiavdeling er lang. Du kunne mest sannsynlig fylle en hel arbeidsdag med å sjonglere alle detaljene.Den viktigste jobben til en daglig leder handler imidlertid om noe ganske annet. Den handler om vekst. Nøkkelfunksjonene dine er å ta deg av det som genererer inntekter. Å outsource viktige oppgaver gir deg tid du trenger for å fokusere på kjerneoppgavene, tid til å fokusere på det du er god til – og være trygg på at støttefunksjonene er i trygge hender.
Ved å velge en ekstern partner som spesialiserer seg på økonomi og regnskap, kan du dra nytte av en løsning som blir skreddersydd til akkurat ditt selskap. Du kan legge til og fjerne økonomi- og regnskapsoppgaver ut fra hva du har behov for. Hvis du egentlig bare trenger hjelp til grunnleggende regnskapstjenester i begynnelsen, kan du velge å outsource akkurat det. Etter hvert som bedriften utvikler seg vil behovene for flere tjenester oppstå, og da kan du enkelt legge til disse..
Ifølge en studie fra amerikanske Association of Certified Fraud Examiner fra 2012, er de vanligste svindelofrene små bedrifter som sysselsetter færre enn 100 ansatte. Medianbeløpet de blir svindlet for lød på svimlende 1,3 millioner norske kroner.De færreste småbedrifter har tilgang til en regnskapsfører eller økonomisjef som kan oppdage unormal aktivitet i transaksjons- eller faktureringsdataene. Outsourcing av regnskapet gjør det lettere å redusere sjansen for å bli svindlet, ettersom du har et dedikert team av regnskapsfolk som holder skarpt øye med både regnskapet og transaksjonsrapportene dine. Det gjør det også vanskeligere å manipulere tallene dine.
Hvis selskapet ditt ligner på andre firmaer, betyr det at du har lagret enorme mengder personsensitiv informasjon på datamaskinene dine. Det gjelder alt fra de ansattes personnummer, lønnsinformasjon til selskapets skattedata. Mange selskaper oppbevarer også følsomme opplysninger om kundene sine. For eksempel kredittkortinformasjon og faktureringsdetaljer. Startups legger seg i selen for å beskytte slik informasjon best mulig, men selv om de gjør det, kan det hende de overser en sikkerhetsoppdatering. Vips, så er den sensitive informasjonen offentlig tilgjengelig.Om du samarbeider med en ekstern partner, slipper du å bekymre deg om dette. De sørger for at dataene dine er krypterte, beskyttet og trygge. Hvis du noen gang trenger tilgang til de lagrede dokumentene, finner du dem på delte servere eller i skyen. Men da foregår det på en sikker tilkobling som ingen kan bryte seg inn i.
En outsourcet økonomisjef gjør mye mer enn en outsourcet regnskapsfører eller bokholder. Han eller hun er en finansekspert som tilbyr strategiske tjenester på høyt nivå, uansett om det er på prosjektbasis eller på deltid. Den outsourcede økonomisjefen kan for eksempel også jobbe med systemdesign- og analyse, samt optimalisering av den daglige driften.
En ekstern økonomisjef kjører analyser av utgifts- og resultatregnskapet, og legger planer for hva selskapet kan gjøre for å håndtere økonomiske utfordringer i fremtiden. De kan også identifisere og utarbeide strategier for å frigjøre likviditeten, og bedre selskapets overordnede drift.
En kyndig ekstern økonomisjef kan hjelpe selskapet ditt med å lage strategi- og forretningsprognoser og planer. På den måten fokuserer de både på hva selskapet trenger her og nå, men kan også sørge for langsiktig strategisk planlegging og veiledning. En ekstern økonomisjef skaper skreddersydde løsninger spesielt utviklet for å ta selskapet ditt til neste nivå.
En ekstern økonomisjef hjelper selskapet med å klargjøre alle dokumenter som trengs for å hente kapital for vekst eller forberede selskapet for salg. Det inkluderer forretningsplaner og prognoser. Denne ekspertisen kan hjelpe selskapet ditt med å oppnå betydelig inntjening ved et salg, eller bedre investerings- eller lånebetingelser.
Hvis du skal ta selskapet på børs eller fusjonere med et annet selskap, kan en outsourcet økonomisjef sørge for å utvikle og effektuere strategier som får dere gjennom økonomisk urolige perioder og/eller plutselig vekst. Det gjør at overgangene blir smidige. Han eller hun kan også hjelpe til med annen finansiell planlegging. Som for eksempel å etablere selskapets mål, gjennomføre analyser, sette opp et regnskaps- og økonomistyringssystem og finne måter å skaffe startup-finansiering. Og mye mer.
En outsourcet økonomisjef sørger for at selskapet de har ansvaret for mottar feilfri og rettidig økonomisk informasjon. Årsregnskap og andre viktige finansielle dokumenter gås gjennom av en ekspert, så du kan være trygg på at informasjonen dere gir fra dere er korrekt.
La en ekstern økonomisjef gi deg gode råd om hvordan selskapet forhandler frem svært lønnsomme kontrakter. Samtidig kan den eksterne økonomipartneren identifisere potensielle faremomenter som kan komme til å koste dere penger – og gjennomgå kontraktsvilkår for å finne ut om de tjener selskapet.
Å bruke en ekstern økonomisjef kan forbedre mange ulike forretningsprosesser. Alt fra tidslinjer for rapportering ved månedsslutt, kreditt- og innkrevingsprosesser til å redusere tiden det tar før selskapet tjener på leads og øke lead-genereringen. Å outsource CFO-oppgavene i selskapet kan hjelpe deg med å analysere og oppdatere markedsføringsstrategiene i selskapet for å maksimere avkastningen på markedsføringsutgiftene. Å overlate de økonomiske spørsmålene til ekspertene, frigjør verdifull tid du heller kan bruke på å videreutvikle selskapet.
Noen ganger er det nødvendig med mer spesialiserte CFO-tjenester enn det den daglige driften krever. Det kan være selskapet går gjennom en større endring, som en omlegging av kursen eller må gjennomføre en restrukturering for å vokse. I slike situasjoner kan selskapet dra nytte av å hente inn en ekstern økonomisjef som kan fokusere på disse særlige oppgavene.
COVID19-pandemien har fått – og får – mange bedriftseiere til å se nærmere på selskapets kjerneprosesser. For eksempel et nærmere blikk på utgiftene eller på bruken av hjemmekontor. Gründere har erkjent behovet for å gjøre mer med mindre. For mange er akkurat nå et helt riktig tidspunkt å outsource på. Pandemien har også synliggjort verdien av å outsource funksjoner klarere enn noen gang tidligere. Blant annet fordi mange selskaper forsøker å nedskalere fulltidsarbeidsstokken og finne måter å spare penger på samtidig som veksten stimuleres.Det kan være vanskelig å se for seg en fremtid der pandemien ikke er altdominerende. Men på et eller annet tidspunkt kommer den til å avta, slik at selskapet ditt kan komme tilbake på sporet for alvor.Når det skjer, kommer du mest sannsynlig til å ha behov for flere ressurser når det kommer til regnskapsføring, skattebetaling, leverandørregnskap og økonomistyring.Din eksterne CFO-partner kan stille med ekstra arbeidstimer eller flere medarbeidere for å møte vekstbehovene til selskapet ditt. Uten at du trenger å vente på det. Hvis du trenger fire timers regnskapsassistanse på mandag, men allerede nå ser at du trenger ni timer på onsdag, er det noe som kan ordnes med én rask telefonsamtale i stedet for at du må forhandle med ansatte eller legge ut stillingsannonse.Det betyr også at du slipper å ansette regnskaps- og økonomimedarbeidere. I stedet kan du bare gi din eksterne økonomiavdeling beskjed om at behovet har endret seg, så vil de skalere opp driften tilsvarende!
